Krijg meer gedaan in minder tijd zonder time management cursus

Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.
— Abraham Lincoln

Veel mensen zijn niet onbekend met een gevoel van het ’te druk’ hebben. Te vaak lopen we achter de feiten aan en het is gemakkelijk om een slaaf te worden van je ‘to do’ lijst. De vaardigheid om effectief te plannen is daarom cruciaal voor succes en vrijheid.

In dit artikel ga ik uitleggen hoe je met een kleine investering van een half uur op zondag ervoor kunt zorgen dat je de aankomende week:

  1. Alles gedaan krijgt wat je voorheen niet zou lukken
  2. Meer leert dan dat je ooit voor mogelijk hield
  3. Tijd overhoudt en je niet meer naar waarheid ‘te druk’ zijn gebruikt als smoes.

Bedank me later.

Technologie overload

Het is een mythe dat apps en andere tech-snufjes zorgen voor een gemakkelijker en effectiever leven. Dagelijks komen er nieuwe apps op de markt die beloven dat je productiever wordt als je ze download. Maar een overload aan techniek en opties zorgt alleen maar voor een overload aan afleiding.

Pen en papier

Juist het achterwege laten van techniek zorgt voor de benodigde rust, ruimte en structuur. Door iedere week heel ouderwets een weekplanning te maken met ‘slechts’ een boekje en pen en deze vervolgens dagelijks te bekijken, maak je dé 30-minuten investering waar je de rest van je week zeeën van tijd mee wint.

De vereisten voor een effectieve planning

Een effectieve planning maakt in de eerste duidelijk welke ‘rollen’  je hebt en wat je doelen zijn per rol. Een tweede vereiste is dat je persoonlijke ontwikkeling een prominente plaats inneemt en dat je planning je herinnert aan de principes waar je aan wilt werken. Tot slot is het belangrijk dat je per dag niet meer dan 5 taken ofwel ‘To- Wants’, inplant.

Zoals je waarschijnlijk al hebt opgemerkt zijn de eerste twee vereisten gericht op de persoon en niet op de taken. Dit dwingt je om je op het belangrijkste te focussen. Laat me een voorbeeld schetsen:

Externe focus

Producent X wil graag meer van zijn producten verkopen en denkt dat het verbeteren van product de verkoop zal laten stijgen. Hij verzint allerlei ideeën om product X aantrekkelijker en daardoor beter verkoopbaar te maken. Het bedenken en uitvoeren van deze ideeën kost hem veel tijd en energie en verhoogt hierbij de kostprijs. Hoewel de verkoop gestaag stijgt en de producent bij iedere afgeronde verkoop opgewonden raakt merkt hij ook dat dit proces hem vermoeid. Zijn energie en de ideeën raken uitgeput en door de gestegen kostprijs zijn de extra opbrengsten minimaal. Hoe lang hij dit nog vol kan houden weet hij niet.

Interne focus

Producent Y pakt het anders aan. Deze producent wilt ook zijn verkoop verhogen en gelooft dit te bereiken door in zichzelf te investeren. Door kennis te vergaren en vaardiger te worden wordt de producent effectiever. Hij verspilt zo geen tijd en moeite met onnodige oppervlakkige handelingen, hierdoor stijgt de kostprijs per product. Producent Y berekent dat hij zo helemaal niet meer producten hoeft te verkopen om zijn winst te zien stijgen.

Investeer in jezelf

Tijd investeren in jezelf en een plan maken waarin je persoonlijke rollen, doelen en ontwikkeling centraal staat, vormt dus de basis voor een succesvol en vrijer leven.

Every minute you spend in planning saves 10 minutes in execution; this gives you a 1000 percent return on energy
— Brian Tracy

De planning

 Voorbeeld planning

Voorbeeld planning

Eis 1: Rollen en doelen.

Iedere persoon vertolkt meerdere rollen in zijn of haar leven. Zo ben je misschien iemands partner en hopelijk een zoon of een dochter. Je bent bevriend met mensen, student, werknemer of ondernemer. Daarnaast ben je misschien nog lid van bepaalde (sport)clubs. Dit kun je zien als jouw rollen.

In de foto zie je al voorbeeld welke rollen ik vertolk. Bij de eerste rol als ‘vriend’, die ik zowel relationeel als vriendschappelijk bedoel, stel ik doelen die ik wil behalen. Een doel zou kunnen zijn om een vriend die ik een lange tijd niet heb gezien ga contacten om mee af te spreken. Dit telt als één taak. Wil ik liever doen tegen m’n vriendin deze week? Dan stel ik dat als doel, dit is niet zozeer een taak maar een reminder voor mijn doel.

Nog een voorbeeld: Als Top Performance Trainer heb ik ook doelen. Om deze te bereiken bedenk ik op zondag wat ik hiervoor het beste kan doen. Een nieuw artikel schrijven? Een training voorbereiden? Een afspraak met een klant inplannen? Etc.

Voor elke rol in je leven geldt dat het niet gaat om de kwantiteit van het behalen van doelen. Kwaliteit is waar de focus op moet liggen. Je kunt immers niet alles in één week…

Eis 2: Persoonlijke ontwikkeling en principes.

Ik wil beginnen met het ‘waarom’ achter het hebben van persoonlijke principes. Iedereen heeft principes zoals eerlijkheid, discipline, afspraken na komen, behulpzaam zijn, etc. Maar soms vergeet je misschien hoe belangrijk deze dingen voor je zijn, leef je er niet helemaal naar en ga je je ongelukkig voelen zonder dat je weet waarom. Door je principes helder te hebben en jezelf hier iedere dag aan het herinneren ga je ze actiever naleven. Herhaling is een sterke bondgenoot om iets te leren…

Iedere Top Performer wil blijven groeien. We nemen ons voor om als we wat tijd over hebben iets te leren, door een boek te lezen of een cursus op te pakken. Helaas schieten deze leermomenten er nog wel eens bij in, omdat we druk zijn met oppervlakkige zaken. Door het leren een prioriteit te maken en in te plannen zul je veel minder snel door Facebook of nu.nl scrollen. Je zult zo meer in een week leren dan anders in een maand, omdat je nu de momenten gaat zien en gebruiken.

Eis 3: Een dagelijks overzicht met maximaal 5 ‘To- Wants’

To- Do’s zijn kut. Je moet niets, je wilt iets of niet. Ik adviseer dan ook om dit in je achterhoofd te houden als je jouw planning maakt. Het maximum van 5 is daarnaast een belangrijke. Ambitieuze mensen willen nog wel eens ‘de fout’ maken om zichzelf meer taken toe te kennen dan ze aankunnen. Met als gevolg dat ze zichzelf opjagen, gestresst raken en hoewel ze wel 5 taken hebben vervuld toch ontevreden zijn, want er staan er nog een aantal. Dit is een mooi voorbeeld van het te veel focussen op kwantiteit. Ga liever voor kwaliteit en vraag je bij iedere dag af ‘wat zijn de 5 belangrijkste dingen die ik wil doen?’ Vol = vol.

Note: Je taken die voortkomen uit je rollen en doelen en losse To- Wants zoals boodschappen doen, opruimen tellen allemaal mee voor de 5. Schoonmaken en naar de tandarts gaan kost nu eenmaal  ook tijd en energie. Op deze manier zie je op zondag al het zwaartepunt van je week en kun je anticiperen op de drukte door met taken te schuiven of een andere oplossing te bedenken.

Mijn advies voor aanstaande zondag:

  • Pak pen en papier
  • Schenk een bak koffie in
  • Ga op je favoriete plekje zitten
  • En neem een half uur om in alle rust de stappen van deze planning te volgen en bouw dit systeem in je leven in.

Like it? Share it! Elke zondag stuur ik mijn Smart Sunday Bullits. 3 bullit points met dingen die ik de afgelopen week heb gedaan en geleerd. Dit kunnen quotes zijn, luisterboeken, podcasts, challanges, etc. Het is geen fancy mail, 3 punten – that’s it. Join the Rebels.